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Preguntas Frecuentes

Estas preguntas le ayudarán a aclarar sus dudas. Si no encuentra respuesta a su pregunta en esta sección, siempre podrá preguntarnos con total confianza a través de nuestro chat, teléfono o formulario de contacto.

GENERALES

Actualmente las nuevas tecnologías de la información y la comunicación han revolucionado las formas de trabajar en cualquier ámbito de emprendimiento empresarial. Lo que conlleva a pasar más horas conectados a Internet y frente a la pantalla de un computador. Es así como nacen nuevas profesiones y diferentes necesidades que satisfacer.

El Secretariado Virtual es una de las más innovadoras profesiones que puede facilitar a su negocio contar con capacidad eficaz y efectiva, en términos económicos, para atender clientes, contactos y proveedores cuando usted no esté disponible.

Contamos con cobertura en casi todos los países del mundo. Sólo debe consultarlo cuando solicite la contratación a través del chat online disponible en nuestra página, por correo electrónico o telefónicamente.

No. Usted es libre de cancelar nuestros servicios en cualquier momento, sin cargos adicionales conforme a nuestros Términos y Condiciones Generales de Contratación.

Realizado y registrado el pago, en un máximo de dos (2) horas hábiles podrá contar con su número de teléfono asignado y una de nuestras secretarias le llamará para darle la bienvenida y coordinar sus especificaciones para el saludo de protocolo. Una vez programada la información del saludo protocolar, tomará como máximo una (1) hora habilitar el servicio y se comenzarán a contestar y reportar sus llamadas.

La secretaria no podrá realizar telemarketing, cobranzas o fidelizaciones, así como tampoco podrá entregar información técnica de sus productos o servicios, stock o valores que no sean estandarizables o convenidos en los parámetros contemplados en los términos del servicio.

Tampoco pueden acceder a software de terceros que no estén incluidos en nuestros planes y programaciones, aunque si alguna herramienta que necesite es integrable, nuestro equipo técnico estaría en capacidad de ofrecer alguna solución y resolverlo.

Considerando que nuestro servicio se ofrece específicamente en español, contamos con más del 70% de secretarias bilingües (inglés-español) en nuestro staff, lo cual permite que en caso de recibirse una llamada en inglés se pueda garantizar internamente que sea atendida.

El horario de atención está programado de  lunes a viernes  de las 9:00 a las 13:00 horas y de las 14:00 a a las 18:00 horas,  no incluidos los días feriados. Cuando una llamada entra al sistema fuera del horario de atención de nuestras secretarias, se activa una grabación que informa de manera genérica el horario de atención establecido por la empresa. ("Estimado cliente, le recordamos que nuestro horario de atención es de las 9:00 a las 13:00 horas. y de las 14:00 a las 18:00 horas. Gracias por llamar.").

No. Sus clientes pensarán en todo momento que están llamando a su empresa y que quien les atendió es su secretaria personal o pertenece a su staff.

PLANES Y PRECIOS

Nuestra política es que ningún cliente pierda una llamada, por ende la única forma de asegurar eso es mantener el control del flujo de llamadas y la capacidad de nuestras secretarias para contestarlas. Un plan de llamadas ilimitadas  implicaría que un cliente con mayor consumo de llamadas le haga perder oportunidades de negocio.

Puede actualizar o degradar su plan de forma gratuita en cualquier momento para satisfacer sus necesidades comerciales cambiantes. Incluso, podemos programarle un plan a medida si lo requiere.

Solo escribanos, llámenos o háblenos por el chat y le diseñaremos un plan a la medida de sus necesidades.

Sí, emitimos facturas por nuestros servicios. Las facturas se realizan desde Chile y en peso chileno, tanto para empresas chilenas como para empresas extranjeras, independiente de que el pago sea realizado en una moneda distinta al peso chileno. El monto facturado será por el valor correspondiente al plan contratado en peso chileno. En caso de requerir factura, recuerde solicitarla, ya que de no hacerlo, se generará automáticamente una boleta por el pago.

Cuando esté por agotar sus llamadas, automáticamente nuestro sistema le enviará un correo con alternativas de compra de bolsas de llamadas adicionales, el valor de la llamada adicional dependerá del plan contratado. Las llamadas de la bolsa que no consuma se acumularán para los siguientes periodos y solo se utilizaran en caso que se agoten sus llamadas programadas en el plan suscrito.

No. Si es la misma información de su empresa, sólo pagará el valor del plan que necesite más los números adicionales que quiera agregar. El valor de los números telefónicos adicionales va a depender del país que deba incluir en su programación.

Si totalmente, así también obtendrá un descuento significativo en el valor del plan.

FUNCIONAMIENTO

NÚMERO TELEFÓNICO

¡Así es! Asignamos un número telefónico fijo a cada cliente, con el código de área de su elección (según disponibilidad), el cual puede publicar en su página web, tarjetas de visita, publicidad, campañas de marketing, etc., hasta que determine finalizar la suscripción del servicio.

No tiene que cambiar de número telefónico si no lo desea. No obstante, es necesario asignarle un número de teléfono para que podamos atender sus llamadas. El mismo puede utilizarse de dos formas:

  1. Redireccionando su teléfono fijo o móvil al número fijo que le asignemos; y cuantos teléfonos necesite; a ese número. Es muy sencillo y dependerá de la compañía de teléfono que tenga contratada. Esto suele hacerse marcando algo parecido a lo siguiente: *21* (+el número asignado) #. Si desea desactivar el desvío o redireccionamiento programado, el procedimiento funcionaría de la misma manera.
  2. Directamente podrá usar el número fijo que le asignemos y disponerlo en su página Web, tarjetas de presentación, etc. En función de esa condición, a cada uno de nuestros clientes se les facilita un número único.

SALUDO Y PROTOCOLO DE RESPUESTA

Las veces que usted requiera.

Para asegurar que es una persona autorizada quien solicita el cambio de protocolo, no aceptamos cambios comunicados por vía telefónica. Así que es necesario que nos remita sus nuevas especificaciones por correo electrónico o vía Télegram.

AGENDA

No hay límite en la cantidad de citas a procesar, solo en función de la cantidad de calendarios o agendas determinadas según su plan.

Si. Inmediatamente agendada la cita, le preguntamos a su cliente o paciente si quiere que le enviemos la información de la cita vía Email. Si la respuesta es afirmativa, nuestro sistema le enviará un mensaje con el detalle programado, y si usted lo requiere, también la dirección y un mapa de ubicación.

Le enviaremos un correo electrónico por cada cita confirmada o anulada. para el caso de Google CalendarEn su agenda las citas confirmadas aparecerán resaltadas en color verde y las anuladas en rojo.

Si,  es posible.

TRANSFERENCIAS

Disponemos de la facilidad de transferencia de cada llamada atendida a teléfonos de red fija o móvil. Esto significa que antes de transferir la llamada tomaremos todos los datos necesarios y le consultaremos telefónicamente a usted o a su interlocutor designado si desea ser contactado. Según su respuesta, le transferiremos o continuaremos procesando la llamada para el correspondiente registro de un mensaje de protocolo.

Normalmente, se intentará contactarle, facilitando las opciones de continuar atendiendo al interlocutor en línea o de darnos una instrucción y pedir que retomemos la llamada. Si usted no contesta, retomaremos la llamada con su cliente y recopilaremos toda la información necesaria en un mensaje de protocolo que le será enviado de inmediato.

Si. Es posible direccionar la transferencia de una llamada a números telefónicos distintos, la cantidad de números dependerá del plan que tenga contratado. Esta opción funciona y se adapta a la perfección si tiene organizadas distintas áreas o departamentos de atención (soporte, ventas, facturación, etc).

Podemos transferir llamadas sin costo adicional a los siguientes países :
América:
Chile, México. Colombia, Brasil, Perú, Puerto Rico, EEUU y Canadá.
Europa:
España, Reino Unido, Italia, Francia y Alemania.

Las transferencias tienen una duración máxima de 10 minutos por llamada.

Fácil. Podrá ver nuestro número fijo asignado en el identificador de llamada de su teléfono, de modo que agregándonos como contacto siempre sabrá que se trata de una trasferencia de su servicio virtual.

No necesariamente. Precisamos todos los datos de su cliente previamente a proceder con la transferencia, conforme lo indique su protocolo, Así los datos e información recopilada justamente cuando se atiende la llamada le llegarán vía email y/o Telegram casi al instante de haberle realizado la transferencia.

MENSAJES Y NOTIFICACIONES DE LLAMADAS

Si. Desde nuestro sistema, con su nombre usuario y contraseña, es posible agregar o eliminar los correos y/o Telegram de quienes usted determine deban recibir las notificaciones protocolares de las llamadas.

Si. Considerando que nuestras secretarias eventualmente podría cometer errores humanos de precisión, y si bien no podemos asegurar siempre la perfección de los mensaje elaborados, podemos revisar las grabaciones de las llamadas y corroborar la información notificada cuando usted lo requiera.

Si. Es posible direccionar la transferencia de una llamada a números telefónicos distintos, la cantidad de números dependerá del plan que tenga contratado. Esta opción funciona y se adapta a la perfección si tiene organizadas distintas áreas o departamentos de atención (soporte, ventas, facturación, etc).

Al instante de terminada la llamada y completada la redacción del mensaje, salvo situaciones eventuales, ajenas a nuestra voluntad, que eventualmente pudieran generarse en las plataformas de flujo telecomunicacional.

Si. Contamos con una sección en nuestro sistema donde usted puede agregar información predeterminada para enviar vía Email. Lo cual puede efectuarse por nuestra secretaria mientras se atiende la llamada, a solicitud de su cliente o paciente. Como por ejemplo: dirección, mapa de ubicación, datos de transferencia, etc.

OTROS

En caso de contar con un plan con grabación de llamadas, sus registros estarán disponibles para cualquier verificación durante 30 días, antes de ser eliminadas.

Cuando eso ocurra y no le sea posible recargar llamadas adicionales, nuestro sistema le enviará diariamente un reporte de todas las llamadas perdidas. Con los registros de los números desde donde se originó cada llamada no atendida tendrá la opción de realizar los contactos y verificaciones que estime convenientes.