Al ser un oficio profesional poco común para el público global del ciberespacio, el del asistente virtual suele confundirse con el de operador de telemarketing. Pero, mientras que los teleoperadores se dedican a las ventas por teléfono, exclusivamente para empresas que trabajan con esta modalidad de negocio, los asistentes virtuales deben realizar muchas más tareas, al punto de alcanzar a ser brazos ejecutores o incluso la mano derecha de sus contratistas reales.
Hay quienes piensan que un asistente virtual es una aplicación de móvil. Y es verdad que hay softwares programados como asistentes virtuales. Sin embargo, la similitud funcional entre ambos conceptos es muy limitada.
Sorprende que una profesión desconocida para muchos tenga incluso una asociación internacional fundada en Norteamérica. En los países anglosajones es mucho más común la figura del asistente virtual porque el emprendimiento digital se inició a principios de la década de los 90, llegando mucho después a Latinoamérica. No obstante, la cantidad de negocios online de habla hispana está creciendo tanto que cada vez es más demandada la figura del asistente virtual hispanoparlante.
La Asociación Internacional de Asistentes Virtuales (IVAA, por sus siglas en inglés), los define como profesionales independientes que prestan servicios de soporte administrativo, creativo y técnico a múltiples clientes en una variedad de industrias desde una ubicación remota, por lo general en su hogar u oficina. Esta organización está dedicada a la formación y desarrollo de los asistentes virtuales y a dar a conocer al público esta profesión y sus funciones desde 1995, cuando Christine Durst, emprendedora de un hogar rural en Connecticut, fundó la industria de asistencia virtual con otros colaboradores de negocios conexos, impulsándola oficialmente como organización sin fines de lucro en 2001 con 28 miembros, y logrando contar hoy con más de 600, extendidos en 16 países y colectivizando negociaciones a través de Internet en todo el mundo.
Los negocios online están cada vez más en auge. Emprender en la red está al alcance de muchas personas, especialmente porque hay que invertir mucho menos dinero que para crear un negocio tradicional. Este ahorro viene sobre todo por la posibilidad de trabajar a domicilio desde el hogar o desde un espacio de co-working. Lo cual tiene la ventaja de que normalmente no está sujeto a los horarios de oficina, pero a cambio, hay más dificultades para organizarse y separar el trabajo de la vida familiar. Así que una de las figuras más importantes con las que puede contar un emprendedor es la del asistente virtual.
Los asistentes virtuales están siendo cada vez más relevantes en los negocios online y partes fundamentales en los emprendimientos de la industria virtual. Pero, este oficio virtual no es para cualquiera, básicamente por un tema de formación profesional, habilidades y destrezas que normalmente son requeridas para un desempeño eficiente.
Hasta ahora, las máquinas de alta tecnología difícilmente podrían reemplazar al cerebro humano, pero si le aventajan en eficacia en ciertas labores programables. Por lo que la formación y la actualización son imprescindibles para cualquier trabajo, así que una de las cualidades que debe demostrar un asistente virtual es ser productivo, principalmente porque el cometido es apoyar con el incremento exponencial de la productividad de los negocios donde se desempeña.
La experiencia como asistente personal permite dar el salto a la asistencia virtual, sin partir de cero para realizar el trabajo. No obstante, si no se está familiarizado con el marketing digital debe trabajarse en ese aspecto. Así que es necesario adentrarse en la gestión de redes sociales, la redacción web y el copywriting. Por otra parte, sin experiencia offline como secretario, con disposición de estudios relacionados siempre es posible introducirse en esta actividad sin problema. Existen alternativas de cursos de secretariado y de formación online específica para asistentes virtuales, creada por profesionales que ya se dedican al negocio.
Durante más de 25 años, el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación ha estado atado a la banda ancha, al teléfono celular y a la videografía portátil, en atención continua de los medios de comunicación nacionales e internacionales, pero en ambientes reservados para personal administrativo. En contraste, la industria de asistentes virtuales está formada por personas emprendedoras desde cualquier campo de experticia, muchas de las cuales han optado por abandonar puestos corporativos para brindar servicios altamente calificados de manera virtual como emprendedores.
Además de reducir impuestos, vacaciones, seguros y otros costos relacionados con los empleados, la industria de asistentes virtuales ofrece al mundo corporativo acceso a un increíble grupo de talentos especializados que anteriormente no se podían obtener con facilidad. La tecnología ha permitido esta nueva forma fantásticamente flexible y beneficiosa de hacer negocios de manera rápida, eficiente y económica. Así que los clientes potenciales pueden venir de cualquier industria como: agentes de bienes raíces, autores, fotógrafos, oradores nacionales, asesores financieros, asesores personales y profesionales, entidades corporativas e industriales y muchos otros clientes. Ello en respuesta a que las empresas o personas ya entienden la importancia y disfrutan de las ventajas de contar con expertos a distancia en sus equipos de colaboradores.
Ya no debería ser difícil imaginar qué hacen los asistentes virtuales online a diferencia de los tradicionales, ya que con frecuencia los primeros trabajan desde su casa y son profesionales autónomos, dando a sus patronos ventajas de ubicación, optimización de tiempo y reducción en materia de costos e inversión. De modo que los emprendimientos virtuales o reales suelen contar con grandes ventajas en la efectividad y eficiencia de sus comunicaciones y gestoría de atención al público, carteras de clientes, gestión y seguimiento administrativo y presupuestario, gerencia de proveedores, gestión de almacén, fidelización de clientes, ventas y post-venta, entre otros, incluyendo servicios de marketing, redacción de artículos para blogs, envío de newsletters, seguimiento y control de publicaciones en redes sociales.