Un equipo de asistencia virtual puede hacer que un emprendimiento sea más fácil y alcance su misión y visión objetivo, siempre y cuando logre evadir ciertos inconvenientes que pueden implicarse al trabajar en ambientes no presenciales. Vale entonces tomar un puñado de consejos expertos como estrategia útil en tal sentido.
El diseñador de Web pages, Jason Fried, fundador de Basecamp y experto en publicidad online, asentado en Chicago, Illinois, por ejemplo, opina que contratar a personas es como hacer amigos. “Elige a los buenos y ellos enriquecerán tu vida. Toma malas decisiones y te derribarán». Fried ha demostrado saber lo que se necesita para construir un equipo en línea. No importa el entorno de sus ambiciones, su papel como empresario ha sido liderar y hacer crecer algunos muy exitosos. Y aunque para algunos empresarios como él, ello implica la construcción de un gran imperio, para otros se trata de rodearse de un equipo pequeño pero valioso y efectivo. Lo cual, en parte, consiste en contratar personas en el mundo actual impulsado en línea, significando lidiar con gente autónoma trabajando independientemente a la ubicación geográfica del headquorer. Así que apunta algunos aspectos fundamentales que deberían ser monitoreados y controlados cuidadosamente en el proceso de arranque y consolidación de cada emprendimiento virtual: 1. El costo, debe ser y mantenerse en el mínimo posible.2. Hay que moverse constantemente entre un vasto entorno de oportunidades a evaluar para el abordaje. 3. Los peligros abundan, así que hay que tomarse el tiempo para identificarlos y evadirlos.
Incluso los empresarios inteligentes y exitosos cometen errores en el proceso de contratación de los colaboradores subalternos, pero se puede mejorar la probabilidad de evadirlos, considerando los consejos de quienes han experimentado la situación y lo han hecho. A continuación se sugieren algunos muy interesantes.
- Saber por dónde empezar.
Chris Ducker, pionero de movimientos de fuerza de trabajo virtual y fundador de la exitosa marca online Youpreneur.com, ha creado varios equipos en línea para su propio negocio y es colaborador activo para la creación de startups y emprendimientos más grandes de este tipo. El punto focal de sus estrategias es una maniobra liberadora de gerencia para ahorrar tiempo y dinero, en respuesta a la problemática que implica: cómo y dónde comenzar el reclutamiento y el accionar de las reglas del juego. Así que sugiere: crear y actualizar tres listas alrededor de la operación de la empresa: 1. cosas que odia hacer todos los días, 2. cosas que no puede hacer por sí mismo y 3. cosas que no debería hacer. Su táctica conduce a establecer un plan de trabajo en el que un equipo virtual debería funcionar y permite gestionarlo efectivamente. Estas tres listas ayudarían al grupo de liderazgo a concentrarse en lo que realmente debería trabajar su equipo.
- No deje que sus asistentes virtuales lleven a cabo su trabajo en la espiral de una rutina: Instaure e insista, a diario, en una actualización de avances y alcances.
Erlend Bakke, especialista en la creación de equipos virtuales exitosos, es fundador de Mr. Outsource.com y uno de los autores más vendido, entre obras de coaching empresarial, con su trabajo “Never Work Again”. Entre sus enfoques, plantea que la comunicación es uno de los aspectos más importante para todos los empresarios, pero que cuando se trabaja con personas de todo el mundo, lo es aún más. Así que, asegura que es clave saber lo que está haciendo cada miembro del equipo de trabajo, pero no hasta el punto de micro-gestionarlo. Una actualización diaria resulta valiosa tanto para el líder como para el equipo, siendo su mejor consejo procurar la actualización diaria de los procesos fundamentales del negocio. Así que suele solicitar reportes diarios de coordinación contentivos de las horas trabajadas en total, incluidos dos desafíos encontrados durante la jornada y tres preguntas formuladas para él. Asegura que dicha táctica le ha ahorrado dinero y muchas horas de trabajo en los últimos años.
- Recuerde compartir su visión con su equipo de asistencia virtual.
Como fundadora de The Suitcase Entrepreneur, la neozelandesa Natalie Sisson construyó un exitoso negocio online, a pesar de viajar por el mundo como una nómada moderna. Ella atribuye su éxito a su equipo virtual y se asegura de que las personas «correctas» estén a bordo. Dice que requiere no sólo de personas hábiles y competentes, sino también de aquellas que se arriesgan a invertir en el ámbito general que actúan. Sisson asegura que compartir la visión empresarial con el equipo de asistencia virtual los lleva a bordo del negocio con una idea más amplia de por qué hacen lo que hacen y les permite empoderarse con la responsabilidad de su rol, ya que saben y entienden el enfoque de objetivos y alcances de un grupo cohesionado de trabajo.
- No pase por alto la importancia de crear una experiencia que se sienta real.
Como defensor de la productividad y la subcontratación durante muchos años, el norteamericano Ari Meisel , co-fundó Leverage, cuya primera versión fue conocida como “Less Doing Virtual Assistants”, para proporcionar a sus clientes la asistencia requerida a su medida. Aprecia la importancia de la comunicación, especialmente cuando interactúa con personas en diferentes salas, países y continentes. En lugar de confiar en el correo electrónico, busca crear la interacción de manera que se produzca una experiencia que haga sentir a sus clientes y al equipo de trabajo lo suficientemente valorados, como parte de una comunidad «real» y no exactamente virtual. El aporte de Meisel parece muy claro: «Abraza la comunicación asíncrona, como Slack «Searchable Log of All Conversation and Knowledge» y los mensajes en una sesión al estilo escandinavo de Fika».»Haz que la experiencia sea lo más enriquecedora posible para las personas que no están en la misma habitación que tú».
- No olvide que necesita un plan de respaldo.
Desde el movimiento de asistentes virtuales, Erin Blaskie ha soportado a cientos de empresas en la creación de equipos online. Opina que es importante tener un Plan B, basado en su experiencia de previsión de planes de respaldo sólidos para el peor de los casos, captando más de 70 clientes para su propia empresa en tiempo récord. Como producto de la coyuntura, requirió apoyarse en algunos subcontratistas para ayudar a llenar vacíos de atención prioritaria. Sin embargo, aunque la opción fue eventualmente conveniente y ventajosa para los clientes, los imprevistos y emergencias pueden dejar situaciones precarias para atender y continuar con procesos fundamentales de un negocio. En su caso, Blaskie confrontó un serio episodio cuando su principal diseñador Web desapareció de repente, dejándolo sin haber pensado en una alternativa y menos en un plan inmediato de emergencia para sortear el imprevisto.
- No conviene darle al equipo virtual acceso completo a cada parte del negocio.
Como consultor trotamundos para corporaciones multinacionales, Kimanzi Constable ha construido un sólido equipo virtual que se encarga de actualizar su itinerario, recursos y marca en línea. Pero, luego de comprobar que uno de los miembros de su propio equipo actuó a sus espaldas, él aprendió de primera mano la importancia de gerenciar su grupo dándole acceso justamente a la información necesaria.
Según Constable, el asunto sería: «Asegúrese de entender a qué pretende dar acceso a su equipo de asistencia virtual y a qué debe realmente darle acceso.» «No debe permitir que nadie tenga acceso completo a cada parte de su negocio».
En la visión de los expertos en negocios virtuales parece conclusivo que uno de los errores más comunes se centra en el abordaje de la contratación de colaboradores, aunque el rol principal del emprendedor sea hacer crecer su negocio. Sin embargo, siempre está implícita la maniobra de construir y gerenciar adecuadamente un equipo de talento humano (virtual o de cualquier tipo).
Sin lugar a dudas, en el mundo virtual son grandes los obstáculos y desafíos a vislumbrar. Pero, aprender de aquellos que han estado allí y han logrado sortearlos puede evitar muchas dificultades para centrarse en el éxito, en crecer y en cimentar un legado.
Fuente: https://www.entrepreneur.com/article/300151