En esta época de crisis, con tantos empleados trabajando a distancia desde el hogar, la gerencia y los líderes de equipo requieren documentar planes de trabajo para garantizar que sus empleados sigan siendo productivos, aunado al cumplimiento de los objetivos del negocio. En tal sentido, el ciberespacio ofrece múltiples propuestas interesantes y hay soluciones que modelan plantillas programables para control de equipos de trabajo remoto conforme a determinadas perspectivas y parámetros.
Proponer un plan de trabajo remoto o PTR es documentar y facilitar el trabajo a distancia para una empresa y su equipo laboral. Define las responsabilidades de cada empleado y lo que el empleador espera. Sirve de guía al equipo de trabajo para los desafíos a distancia, utilizando tecnologías adecuadas y soluciones prácticas.
La mejor forma estándar de documentar un PTR es estableciendo políticas y planes de trabajo remoto estructuradas considerando las características del equipo laboral. Una política de trabajo remoto bien concebida puede ayudar a desarrollar un entorno de trabajo a distancia exitoso. Para ello es fundamental puntualizar lo siguiente:
1. Deben establecerse reglas claras. Aunque trabajar a distancia puede conducir a una mayor productividad, las posibilidades de que los empleados se relajen en el trabajo son altas. Toca determinar algunas pautas claras en las políticas de trabajo para ayudar al equipo a mantenerse concentrado durante las horas de actividad pautadas. Contemplando estrategias de control para perturbar al mínimo el flujo de trabajo proyectado. En este aspecto, el monitoreo de los proyectos y de los reportes debe establecerse con cierta permanencia o regularidad.
2. Sustentar la elegibilidad de los empleados es deseable. No todos los empleados son elegibles para trabajar a distancia. Algunos de ellos pueden hacer un mal uso de los beneficios de trabajar de forma remota al no iniciar su sesión a tiempo, no completar las tareas comprometidas durante las horas de trabajo establecidas, etc. También hay que considerar la naturaleza del trabajo. Por ejemplo, un agente de bienes raíces debe pasar más tiempo en el campo con los clientes y relacionados que trabajando desde casa. Por otra parte, es necesario asegurar que el recurso humano elegido demuestre: fuertes habilidades de comunicación, capacidad de trabajar sin supervisión y habilidades de manejo del tiempo. También debe tener disponibilidad para estar puntualmente durante el horario comercial y principal de actividad.
Fundamentarse en registros de productividad y el rendimiento general del personal a seleccionar en los últimos períodos de evaluación RRHH puede conformar un equipo de trabajo comprometido.
3. Un PTR debe contemplar políticas de orientación precisa para el recurso humano seleccionado. De tal forma que los aspectos de flujo de trabajo, rendimiento del equipo y la satisfacción del cliente tengan un engranaje equilibrado. Los miembros del equipo genérico deben instruirse con la mayor frecuencia y actualizarse acerca de cómo su desempeño afecta los objetivos empresariales.
4. Deben encontrarse las herramientas de soporte adecuadas para el PTR. Los empleados pueden necesitar equipos, como escritorios adicionales y Wi-Fi , mientras trabajan en un entorno remoto. También es posible que se deba habilitar una VPN o un software de seguridad de Internet para mantener segura la información de la empresa. Otras herramientas de comunicación como Slack, permiten interactuar para tener discusiones rápidas.
También puede necesitarse un servicio de videoconferencia como Google Chat para construir una relación laboral efectiva y significativa. Para necesidades de monitoreo constante, un PTR podría contemplar un software de soporte como Time Doctor para realizar seguimiento online proyectado de cada miembro y movimientos de un equipo de trabajo a distancia.
Algunas compañías expertas en TIC ofrecen plantillas cuya estructura básica de un PTR estándar eficiente, al menos, contempla:
a. Documentación clara de los objetivos de la empresa. Esquematizando especificidades del trabajo a distancia contentivas de las pautas a seguir desde cualquier lugar externo a la oficina o sede formal de un negocio. Así se dirige mejor la orientación de trabajo para enfatizar el esfuerzo hacia garantizar la satisfacción laboral y aumentar la productividad de los empleados.
b. Alcance. El trabajo a distancia (que implica generalmente la modalidad de Teletrabajo) es un acuerdo o contrato permanente o temporal entre empleados y gerentes para trabajar desde un entorno fuera de la oficinas/sedes durante determinados plazos, de manera recurrente o permanente. Este documento precisará la cultura de la empresa y los roles y deberes asumidos por los empleados remotos. Los empleados con situaciones particulares o condiciones especiales, como discapacidades, deberán contar con las concesiones de ley acerca de plazos prolongados o extensibles. Algunos empleados deberán disponer de asignaciones periódicas para cubrir los costos relacionados con la oficina,dependiendo de sus condiciones contractuales vigentes, como gastos de electricidad, conexiones de compañías proveedoras de servicios de telecomunicación e Internet, alquileres, etc.
c. Pautas del trabajo remoto. Para garantizar rendimiento sostenible de los empleados y alcanzar productividad incremental es recomendable asegurar condiciones mínimas del espacio donde desempeñará la actividad contratada:
- Tener acceso de conexiones confiables a la Internet, con alternativa de conexión en caso de falla del proveedor establecido como permanente.
- Espacio ergonómicamente evaluado en casa, tranquilo y sin distracciones.
- Disponibilidad para realizar y reportar las tareas laborales durante las horas de trabajo establecidas en un cronograma diario, debidamente proyectado por meses, al menos a mediano plazo, y adecuadamente documentado.
- Seguimiento y control de los horarios de descanso y asistencia conforme a planes cronogramados de asignaciones.
- Determinar formas alternativas de comunicación permanente con todos los miembros del equipo de trabajo previamente conformado, para garantizar la mejor forma de cooperación de trabajo en equipo.
- Establecer programas de reuniones en línea o presencial para discutir el progreso y los resultados del trabajo reportado y en curso.
d. Cumplimiento de las políticas empresariales. Implementar control de seguimiento de normas, procedimientos y políticas generales de la empresa, estableciendo : Código de conducta, seguimiento de cumplimiento de manuales y políticas empresariales, código de vestimenta si deben contactar por cualquier modalidad de video, confidencialidad, planes de contingencia y protección de datos, programas de disfrute adecuado de compensación y beneficios, y sistema de monitoreo para el uso adecuado del Internet, computadoras, anexos y dispositivos de telefonía móvil o centrales de telefonía fija, etc. La documentación actualizada de políticas corporativas en manuales de normas y procedimientos accesibles a todos los empleados por nivel es indispensable para estructurar un PTR eficiente.
e. Equipamento. Se necesita dotar o garantizar a cada empleado con equipamiento esencial, en términos de dispositivos TIC: computadora con acceso a software actualizado y plan de recuperación de datos en caso de desastre, dispositivos auxiliares como:auriculares, impresoras, módem o sistema de conexión cableado o inalámbrico y teléfono celular.
Deben asegurarse condiciones garantizadas de acceso a VPN (Red Privada Virtual) y del soporte de software requerido por la empresa. La provisión de equipos secundarios dependerá de las funciones a distancia asignadas por empleado.
f. Responsabilidad social: Los planes de trabajo remoto deberían tener aval legal y ajustarse a las leyes locales, estatales o federales. Sin embargo, algunas empresas sub-contratan este tipo de servicios y suelen deslindar la responsabilidad legal a terceros en plataformas que gerencian sus plantillas de personal a distancia.