Si descubre que puede potenciar algún proceso estratégico de su empresa o de su emprendimiento integrando colaboradores a su equipo por modalidad de trabajo remoto, sería recomendable evaluar algunos aspectos genéricos del negocio en marcha que sustente su decisión en juego.
¿Cómo está la productividad de su negocio o emprendimiento?
Uno de los grandes desafíos de toda empresa es mantener productivos a sus empleados. Sin embargo, la perspectiva de que la productividad es hacer la mayor cantidad de tareas en el menor tiempo posible, circunscrita en la idea del multitasking, ahora resulta retrógrada. Ha quedado demostrado en estos tiempos que un empleado productivo no es el que hace mucho, sino aquello programado para él en el tiempo estipulado para eso. Así que tiene que determinar cuáles tareas son las verdaderamente importantes durante cada jornada y cómo llevarlas a cabo como se espera.
En honor a la verdad, suele pasar que el personal en sus diversas facetas efectúa tareas que no corresponden a cada cargo contratado. Un caso emblemático, por ejemplo, es el de vendedores ejerciendo cargos de atención al cliente. Estas prácticas inconsistentes tienen impactos negativos en el negocio y repercusión en la salud integral y motivación de los empleados. Así que, sumar un asistente por modalidad remota a su empresa podría darle un soporte que asegure ocupar de forma exclusiva a su personal administrativo y comercial en las tareas precisas para las que fueron contratados, mientras el asistente remoto se desempeña eficientemente en su especialidad establecida. Ilustrando esta idea, si se contrata a un asistente virtual o remoto en diseño gráfico, su personal dedicado a la creación de contenido usará de forma óptima su tiempo solo en esa tarea para complementarse con el soporte accesorio del diseño.
Si contrata un especialista en atención al cliente, su personal de ventas podrá dedicar su tiempo productivo a vender. Y si busca un asistente para investigación de mercado, el personal de marketing dispondrá de investigaciones para el análisis y la creación de estrategias, pudiendo dedicarse enteramente con dicho soporte a realizar la promoción esperada para impulsar las ventas. De esta forma, el flujo de trabajo se optimiza y cada empleado dedica su tiempo a sus tareas específicas, impactando de manera positiva sus indicadores de productividad, los que normalmente se ven reforzados por tácticas que permiten al personal usar de forma más eficiente del tiempo durante las jornadas establecidas.
En términos organizacionales, antes de contratar un asistente virtual o remoto conviene asegurar que los sistemas de trabajo en la empresa estén muy bien definidos, para brindar la capacitación adecuada y oportuna a un colaborador que apenas está llegando al negocio, de manera que pueda operar en coherencia con el trabajo que se le asignará. Contratar un asistente virtual supone un reto en cuanto a la organización del flujo de trabajo. Con referencia a eso, ¿se ha preguntado si el flujo de trabajo que tiene su equipo es realmente funcional desde el punto de vista organizativo? Puede que sí o puede que no. Precisar esa disyuntiva resultará de sortear el reto de adaptación funcional. Todo asistente necesita un tiempo de adaptación para comprender cómo funciona la empresa y el equipo con que trabajará, pero si nota que algo en el sistema de procesos se puede optimizar, debe estar en capacidad de sugerirlo. Eso ayudará a mejorar la eficiencia de flujo operativo. Probar y dar un voto de confianza puede dar paso a una manera más organizada y productiva de realizar el trabajo, a lo mejor valiéndose de habilidades en el uso de herramientas tecnológicas, como organizadores digitales, disponibles y ya desarrollados y probados en los mercados de TIC.
En cuanto al factor comunicacional, se plantea un reto enorme cuando se trabaja con equipos de personal a distancia y más aun cuando no se tiene experiencia en estas áreas. Existen múltiples opciones y herramientas para mantener una comunicación efectiva y bien monitoreada entre un cliente y su asistente virtual o remoto, o bien, entre el asistente remoto y un equipo de trabajo predefinido. Las reglas del juego en este aspecto deben ser establecidas de la forma más eficiente posible para evitar malos entendidos. Lo más recomendable es establecer el método de comunicación e instrucción sobre las herramientas de TIC o de tecnología e información automatizada o telemática a utilizar para facilitar cómo proceder en horarios operativos programados desde el primer momento. Respetar esos cronogramas es imprescindible en todo caso, hasta para emergencias.
Por otra parte, la coordinación del trabajo en equipo es fundamental. Cimentar confianza profesional entre los miembros de un equipo de trabajo que interactúa con colaboradores remotos puede garantizar que personal a cargo de un líder de grupo cumpla con las tareas que debe hacer sin necesidad de supervisar directamente sus avances fuera de la frecuencia programada, aunque el tipo de monitoreo necesario depende de los procesos y del tipo de negocio que se trate. Sin embargo, un asistente virtual o remoto depende del engranaje perfecto del trabajo en equipo y de la confianza que se genera por el aporte de cada miembro de la empresa que participa en esa interacción con él, como colaborador a distancia. Esto evita abrumar a los miembros del equipo remoto con llamadas o mensajes para comprobar la ejecución de sus tareas o de su calidad. Se supone que la capacidad operativa y entrenamiento funcionen con pocos altibajos desde el periodo de adaptación. Es adecuado dar un voto de confianza mientras se documentan sus resultados.
¿Hay conformidad en la sostenibilidad o el incremento de los niveles de ventas de su negocio? La respuesta depende de que cada miembro del equipo configurado esté haciendo lo debido. Cuando los indicadores de productividad aumentan, suele ser producto de que los procesos están organizados y el entramado comunicacional está funcionando. Cuando las debilidades en los procesos están siendo debidamente atendidas y los costos y gastos del negocio están controlados o en descenso, en definitiva las probabilidades de aumentar las ventas y los ingresos suelen ser muy altas.
Entonces, un equipo de asistentes remotos no solo podrían estimular la eficiencia de procesos neurálgicos de un negocio en marcha, sino también generar ahorro de recursos e incidir directamente en la generación de ganancias. ¡EUREKA!