El concepto «Groupware» o Trabajo Colaborativo en redes se refiere al uso de métodos y herramientas integradas de software que permiten a sus usuarios realizar trabajos en colectivo a través de redes informáticas. Hace referencia a las diversas y variadas aplicaciones que contribuyen a una única y misma meta: permitir que usuarios separados geográficamente trabajen en equipo. El trabajo en equipo puede ser llevado a cabo compartiendo información, o bien, mediante la creación y/o el intercambio de datos.
El Trabajo Colaborativo en redes implica un sistema de trabajo operativo apoyado en un entramado de software o de aplicaciones informáticas que permite a las organizaciones comunicar, colaborar y coordinar procesos clave de negocios en una determinada organización. El Groupware es muy atractivo porque facilita a las empresas crear un acervo del conocimiento experto y una memoria organizacional para, luego o paralelamente, administrar y compartir tanto la información como las experiencias producidas.
En la mayoría de los casos, Groupware se refiere a las herramientas de mensajería (instantánea o no) y a las diversas aplicaciones como: Agenda compartida o documentación compartida del área de trabajo, que puede ser física, remota o mixta. Herramientas de intercambio de información (foros electrónicos). Herramientas de administración de contactos. Herramientas de Workflow. Conferencias electrónicas (videoconferencia, chat, etc.)
Actualmente, valerse del Groupware representa tomar ventaja de la convergencia de herramientas consideradas en años anteriores como elementos tecnológicos o utilitarios independientes, siendo algunos de los más comunes: la mensajería, la videoconferencia y otros medios de flujo, garantía de almacenaje y conservación de la información dentro de una organización o entre diferentes organizaciones.
En cuanto a la forma de adoptar o instalar esta modalidad, como sistema estratégico de una empresa o emprendimiento en marcha, el Groupware ha resultado una de las mejores herramientas de integración propuestas en lo que a plataformas poderosas para desarrollar sistemas estratégicos se refiere. Visto que, un sistema estratégico ayuda a coordinar las actividades organizativas para lograr metas de negocio establecidas, agilizando en las empresas el uso eficiente de enfoques programados de proactividad, compartir el conocimiento y trabajar colectivamente en equipos adecuadamente estructurados, de manera que alcancen objetivos y prospectivas para ser más competitivas en sus campos de acción o industrias.
Los sistemas estratégicos de Groupware son aplicaciones interconectadas para apoyar la toma de decisiones y el cumplimiento de metas organizacionales programadas. El ejemplo ilustrativo sería un sistema estratégico que permita a sus usuarios dar seguimiento a las actividades de la competencia, tener acceso a la información de productos y supervisar el avance del ciclo de ventas pautado para sus clientes.
Algunos de los atributos posibles en la modalidad Groupware, para usuarios que se conectan a través de la WEB, pueden garantizarles, entre otras ventajas: acceso a sus datos en forma segura; modificar, agregar y eliminar información en sus aplicaciones desde un browser o navegador para acceder al Internet; usar características de navegación particulares como las de Notes y disponer de soporte tecnológico multiplataforma.