Indispensable ofrecer alta competencia en telemática y versatilidad con herramientas TIC.
Actualmente, el secretariado virtual globalizado exige el desarrollo de tareas secretariales tradicionales pero incorporando otras funciones particulares de la gestión empresarial. La asistencia virtual de alto nivel y amplio target puede requerir exclusividad en una relación laboral o permitir a un mismo personal secretarial atender una cartera de varios clientes, previendo acuerdos específicos en cada relación comercial y laboral negociada.
La realidad de hoy es que todo tipo de empresas está adoptando incrementalmente la modalidad de asistencia ejecutiva y/o secretarial a distancia. Desde ejecutivos y profesionales que requieren indefectiblemente la asistencia de otro profesional en cuestiones administrativas, hasta empresas formales de todo tipo y dimensión, incluso multinacionales, optan por contratar este tipo de servicio virtual o remoto en distintas modalidades.
La industria de la asistencia virtual y el teletrabajo se han extendido a todo tipo de proyectos, desde el planeamiento estratégico hasta las tareas administrativas esenciales, incluyendo: marketing, social media, transcripciones, organización de eventos, logística de viajes ejecutivos y traducciones públicas, entre otros. Aunque esta modalidad de trabajo tuvo poco auge en Latinoamérica a principios del siglo XXI, no es una novedad en el mundo globalizado del ciber espacio y en el multiverso bien cimentado de los negocios que se han servido de infraestructuras tecnológicas en línea.
Generalmente, la experticia en asistencia virtual implica conocer de empresas y haber colaborado con trabajo tradicional de secretariado ejecutivo, pero ahora perfeccionado, a fin de acompañar a los clientes frente a los nuevos desafíos tecnológicos. En tal sentido, los estándares de ética y compromiso, así como los niveles de gestión y habilidad para desarrolar procedimientos que implican el dominio de la toma de decisiones, pueden ofrecer una gran diferencia comparativa en el valor agregado de las funciones secretariales tradicionales. Los asistentes virtuales de alto nivel suelen negociar estrictos acuerdos de confidencialidad, incluido otro aspecto de importancia en este tipo de relación: la capacitación y actualización tecnológica continua que debe adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente, valiéndose de alternativas a la medida que ofrezcan garantía de ello, generalmente valiéndose de opciones programáticas en salas de conferencia y equipos de soporte online.
Junto al mercado de personal remoto individual aparece el arrendamiento de oficinas temporarias o espacios de co-working que, en muchos casos, ofrecen a sus clientes la posibilidad de contratar secretarias virtuales eventuales o por plazo, a la medida de las exigencias y necesidades solicitadas. Este personal se encarga, por o general, de recibir llamadas con atención personalizada, recepcionar y derivar correspondencia, y del manejo y control de agendas personales o corporativas. Gran cantidad de clientes solo necesitan esos servicios y no rentar una oficina, comprometiéndose con la carga de personal y costos generales que eso representa. Los usuarios de este tipo de servicios cuentan con un número telefónico exclusivo, que es atendido por un staff entrenado de secretarias o asistentes recepcionistas, previa parametrización de un protocolo de atención telefónica customizado en la medida de las necesidades y exigencias de cada cliente.
Trabajar a distancia a veces no implica contratar asistentes con una carga horaria de una jornada laboral completa. También es posible customizar el tiempo de trabajo por horas para un proyecto, actividad o evento requerido por un cliente. Esa facilidad permite a muchas empresas pequeñas tener acceso a la experiencia y pericia de personal ejecutivo entrenado para atender grandes corporaciones y desarrollar un desempeño muy eficiente a cualquier nivel. Hay que tomar en cuenta que trabajo de asistencia virtual puede ser desafiante para ser desempeñado por personal con poca desenvoltura, entrenamiento o experticia, vista la libertad de accionar implicada y el compromiso que se contempla en cuanto a la toma de decisiones, asertividad y capacidad de respuesta inmediata necesarias para conseguir eficacia en la consecución y desempeño eficiente de funciones secretariales encomendadas, a diferencia de los asistentes secretariales tradicionales. La responsabilidad con el manejo de los límites y flexibilidades de maniobra y actuación es muy clave en esta clase de trabajo remoto o de oficina virtual, bastante diferente del ofrecido en masa por los centalizadores de llamadas o call centers.
Sin dudarlo, la industria del trabajo continuará cambiando en medio de las contiendas laborales, y las necesidades y exigencias en proficiencias se ajustarán a esas dinámicas en función de las variables tecnológicas. Así que las alternativas de servicios para atender dicha demanda también se avisoran amplias y complejas en las prospectivas laborales más inmediatas de nuestras comunidades en franco desarrollo.